Odszkodowanie od księgowej

Prowadząc biuro rachunkowe naraża się na odpowiedzialność różnego rodzaju. Może to być odpowiedzialność cywilna (głównie odszkodowawcza), administracyjna (kary administracyjne za niespełnienie wymogów administracyjnych przewidzianych przepisami prawa), a nawet karna (np. ułatwianie klientom popełnienia jakiegoś przestępstwa lub nakłanianie ich do tego).

W niniejszym wpisie skoncentrujemy się na odpowiedzialności odszkodowawczej biura rachunkowego wobec jego klientów, zasadach odpowiedzialności i jej przesłankach.

Ogólne przesłanki odpowiedzialności odszkodowawczej biura.

W polskim prawie cywilnym przewidziano różne rodzaje przesłanek odpowiedzialności, w zależności od przyjętej zasady. Główne to zasada winy (niezachowanie należytej staranności) i ryzyka. Zazwyczaj firma świadcząca usługi księgowe odpowiada na zasadzie winy, której reguły zostały stypizowane w treści przepisu art. 471 kodeksu cywilnego, który stanowi, że dłużnik obowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.

Lektura tego przepisu prowadzi do wniosku, że występują następujące przesłanki odpowiedzialności za błąd księgowej:

a) niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania – obowiązki biura rachunkowego wyznacza umowa łącząca je z klientem. O treści umowy decydują także ustalone zwyczaje, jeżeli strony inaczej się nie umówiły. Zatem, gdy na rynku generalną zasadą jest, że określone czynności wykonują biura rachunkowe, a my umówiliśmy się, że w naszym przypadku będzie inaczej, to zawrzyjmy to wyraźnie w umowie, żeby potem klient nie szukał winnego w razie, gdyby z powodu jego błędu miał on ponieść jakieś konsekwencje,

b) wina – niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania jest następstwem okoliczności, za które biuro ponosi odpowiedzialność np. błąd popełniony przez pracownika biura skutkował tym, że w terminie nie została wysłana deklaracja VAT. Biuro ponosi odpowiedzialność nie tylko za działania pracowników lecz także za inne osoby, którymi posługuje się przy wykonaniu umowy. Za działania takich osób odpowiada jak za swoje własne. Przepisy prawa wprowadzają domniemanie, że nienależyte wykonanie zobowiązania jest następstwem okoliczności za które biuro rachunkowe ponosi odpowiedzialność. Zatem, w razie procesu biuro musi przeprowadzić dowód braku winy w sytuacji, gdy klient udowodni już samo nienależyte wykonanie zobowiązania,

c) szkoda – rozumiana jako strata lub utracone korzyści. Ze stratą mamy do czynienia w sytuacji, gdy np. Klient musiał zapłacić karę z powodu nie złożenia deklaracji VAT w terminie, a w drugim przypadku przykładowo, gdy z powodu niezłożenia sprawozdania finansowego w terminie, kontrahent nie zawarł intratnej umowy z klientem,

d) adekwatny związek przyczynowy pomiędzy działaniem a szkodą – podkreślenia wymaga, że w tym przypadku poprzez działanie należy mieć na myśli także zaniechanie. Taki związek przyczynowy oznacza, że wystąpienie szkody jest normalnym i typowym skutkiem danego działania.

Kary umowne dla biura rachunkowego.

Biuro rachunkowe powinno unikać takich zapisów umów, w których przewidziano kary umowne za określone działania, gdyż obowiązek zapłaty takiej kwoty może powstać nawet, wtedy, gdy zaistniała szkoda w wysokości przysłowiowej złotówki. Oprócz tego, często w umowach odpowiedzialności cywilnej występują zapis, który przewiduje, że ubezpieczyciel nie zwraca kwot wypłaconych z tytułu kar umownych. Postanowienia dotyczące kar umownych mogą inspirować klientów do tego, żeby sprowokować biuro do popełnienia takiego „błędu”, zwłaszcza, gdy klient zalega z zapłatą za usługi świadczone przez księgowych.

Odnośnie braku płatności ze strony klientów, wskazywanie na rzekome błędy i zaniedbania biura rachunkowego, czy też na niewywiązywanie się przez nie z umowy w inny sposób, jest metodą stosowaną po to, żeby wymusić na księgowej zaniechanie dochodzenia przez nią zapłaty za rzetelnie świadczone usługi.

Nieuzasadnione ograniczenie odpowiedzialności odszkodowawczej.

Z jednej strony często występują sytuacje roszczeniowych Klientów, którzy próbują wymusić świadczenie usług w jak najwyższej jakości po dumpingowych cenach, a nawet w ogólne nie zapłacić. Z drugiej natomiast zdarzają się biura rachunkowe, które próbują wyłączyć swoją odpowiedzialność poprzez wprowadzenie różnych klauzul do umowy.

Jako przykłady takich nieeleganckich postanowień umów, można byłoby wskazać te, które ograniczają odpowiedzialność biura tylko do winy umyślnej (trudno wyobrazić sobie, żeby księgowa wyrządziła komuś specjalnie szkodę), nakładające na klienta obowiązek weryfikacji zapisów w księgach handlowych do określonego dnia, przy czym brak zastrzeżeń zwalnia z odpowiedzialności biuro rachunkowe, lub po cichu określają bardzo niską kwotę do której ponoszona jest odpowiedzialność, nawet niższą niż posiadane ubezpieczenie OC.

Ochrona biura rachunkowego przed nieuzasadnionymi żądaniami klientów.

Kwestią oczywistą jest, że księgowa powinna podejmować działania, które uchronią ją przed bezpodstawnymi żądaniami i działaniami ze strony nieuczciwych przedsiębiorców. Przykładowo można wskazać następujące zalecenia:

a) Zawarcie szczegółowej umowy na piśmie – pozwala to ustalić obowiązki stron i wyraźnie wskazać, czego nie musi robić biuro rachunkowego dla klienta,

b) Prawidłowy odbiór dokumentów – księgowa powinna uważać na to co kwituje, gdy klient przedstawia listę dokumentów, należałoby zweryfikować czy wszystkie rzeczywiście przekazał, w innym przypadku, gdy takiego nie dostarczy będzie mógł wmawiać, że biuro zgubiło fakturę przychodową i przez nie musi płacić zaległe odsetki itp.,

c) Zapis w umowie, że w przypadku braku płatności biuro może zaprzestać świadczenia usług lub wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym – sam brak zapłaty przez klienta nie zawsze musi skutkować tym, że biuro może zaprzestać świadczenia usług przed upływem okresu wypowiedzenia, zwłaszcza gdy w chwili zawierania umowy wiedziało o stanie majątkowym klienta a przewidziano, że zapłata ma być dokonana zawsze z dołu,

d) Dokumentacja informacji otrzymanej od klienta – gdy potrzebna jest wiedza co do informacji mającej znaczenia dla rozliczenia klienta, starajmy się, żeby w jakiś sposób udokumentować jej treść np. poprośmy klienta, żeby wskazał w mailu, iż wybrał podatek liniowy itp.,

e) Dokumentuj informacje przekazywane klientom- osoby korzystające z usług biura rachunkowego nie zawsze słuchają tego co się do nich mówi, a potem obarczają księgową, która im czegoś „nie powiedziała” lub „źle powiedziała”. Warto istotne informacje wysyłać do klienta mailem, jak również można przygotować kartę z pouczeniami dla klienta, poprosić go o podpis na kopii, która powinna być zachowana w biurze.

Wiecej na temat zapisów umownych dotyczących odpowiedzialności biura rachunkowego można przeczytać w artykule pod tytułem "Umowa biura rachunkowego z klientem - na co zwrócić uwagę?"

Nieprawidłowa optymalizacja podatkowa.

W praktyce biura rachunkowego zdarzają się klienci, którzy na siłę chcą - eufemistycznie rzecz ujmując – optymalizować podatkowo swój biznes, w sposób ewidentnie sprzeczny z prawem np. wliczać w koszty działalności wydatki poniesione na wyjazd na Hawaje przez tłumacza przysięgłego języka rosyjskiego, który przecież zawsze może tam spotkać potencjalnych kontrahentów. Bywa też, że taka osoba jest szczególnie zainteresowana wysokością ubezpieczenia OC biura rachunkowego, z wiadomych względów. W ogóle najlepiej nie przyjmować takich klientów, a gdy już są to poprosić o pisemne oświadczenie, że klientowi znane są przepisy dotyczące kosztów uzyskania przychodu i przedstawiona przez niego dokumentacja pozwala na zaliczenie poniesionych wydatków w koszty, zgodnie z przepisami prawa. Jednak, najlepiej nie pracować z takimi firmami, gdyż może okazać się, że księgowej mogą zostać przedstawione zarzuty karne np. z tytułu współudziału, pomocnictwa itp.

Obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej biura rachunkowego nie chroni. 

Warto zwrócić uwagę, że obowiązkowe OC biura rachunkowego tak naprawdę nie chroni ani księgowej ani klienta. Konieczny jest zakup dodatkowej polisy w zakresie czynności doradztwa podatkowego, które definiują przepisy ustawy o doradztwie podatkowym, a czynią to w sposób bardzo zaskakujący.

Zgodnie z art. 2 ust. 1 ustawy o doradztwie podatkowym czynności doradztwa podatkowego obejmują m.in. : prowadzenie, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, ksiąg rachunkowych, ksiąg podatkowych i innych ewidencji do celów podatkowych oraz udzielanie im pomocy w tym zakresie, a także sporządzanie, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, zeznań i deklaracji podatkowych lub udzielanie im pomocy w tym zakresie. Samo brzmienie tego przepisu wskazuje, biuro rachunkowe koniecznie powinno zakupić OC w zakresie niektórych czynności doradztwa podatkowego, gdyż obowiązkowe ubezpieczenie w większości przypadków, w których nastąpiła szkoda, nie zapewnia żadnej ochrony. 

Ubezpieczenie OC w zakresie doradztwa podatkowego nie chroni, gdy porady udziela osoba bez uprawnień. 

Sam zakup ubezpieczenia OC w zakresie czynności doradztwa podatkowego również nie gwarantuje z automatu ochrony. Warto pamiętać, że ubezpieczyciele zawierają często klauzule wyłączająca odpowiedzialność. Jedna z często stosowanych stanowi, że ochrona ubezpieczeniowa nie przysługuje, gdy dane czynności były wykonywane przez osobę nieposiadającą uprawnień wymaganych przez ustawę. 

Przepis art. 3 ust. 1 ustawy o doradztwie podatkowym stanowi, że czynności polegające udzielaniu podatnikom, płatnikom i inkasentom, na ich zlecenie lub na ich rzecz, porad, opinii i wyjaśnień z zakresu ich obowiązków podatkowych mogą być wykonywane tylko przez doradców podatkowych, adwokatów, radców prawnych i biegłych rewidentów. Zatem jeśli porady podatkowej udzieliła księgowa, która nie posiada takich uprawnień, to w razie szkody poszkodowany nie otrzyma wypłaty odszkodowania od ubezpieczyciela.

Błąd przy rejestracji spółki, w umowie, czy protokole zgromadzenia wspólników. 

Wskazane wyżej czynności będą często potraktowane jako działalność prawnicza, a zatem niezabezpieczona przez obowiązkową polisę OC biura rachunkowego, jak również przez ubezpieczenie OC w zakresie niektórych czynności doradztwa podatkowego. Jeśli, zatem księgowa popełni błąd to ubezpieczyciel nie wypłaci odszkodowania i odpowiada ona swoim majątkiem. Taka sytuacja miałaby miejsce przykładowo, gdyby napisała umowę o dzieło, która zostałaby uznana za umowę zlecenia.

Co zrobić, gdy klient żąda zapłaty odszkodowania?

Po pierwsze, należy zachować spokój, powstrzymać się z komentarzami i pochopnym zajęciem stanowiska w stosunku do roszczenia. Wskazane, aby udzielić jakiejkowilek odpowiedzi klientowi, dopiero po dokładnym zbadaniu sprawy. 

Po drugie, należy ustalić dokładnie zakres obowiązków biura i klienta. W tym celu konieczna jest analiza umowy zawartej pomiędzy stronami, lektura wymienianych wiadomości w procesie ofertowym i analiza przekazywanych informacji co do czynności wykonywanych przez biuro. Na zakres obowiązków wpływ mogą mieć także treści zawarte na stronie internetowej, czy też w przekazie reklamowym. 

Po trzecie, należy przeprowadzić rozmowę z pracownikami biura, gruntownie zapoznać się z wiadomościami e-mail, treścią rozmów telefonicznych. 

Po czwarte, jeśli zostało ustalone, że nastąpiło określone uchybienie ze strony biura, to należy sprawdzić czy klient do niego nie przyczynił się istotnie np. za późno przesłał dokumenty i pracownik biura pracując w pośpiechu popełnił błąd. Przyczynienie się poszkodowanego wpływa na zakres odpowiedzialności biura. 

Po piąte, o zgłoszonym roszczeniu należy powiadomić ubezpieczyciela i postępować zgodnie z jego instrukcją.