Zwyczajne Zgromadzenie Wspólników powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego. Teoretycznie co do zasady jest zwoływane przez zarząd. W praktyce takie zgromadzenia najczęściej odbywają się w trybie przewidzianym w art. 240 k.s.h., gdy cały kapitał zakładowy jest reprezentowany, a nikt z obecnych nie wnosi sprzeciwu co do odbycia w ten sposób zgromadzenia, ani co do poszczególnych spraw wniesionych do porządku obrad.

Przedmiotem obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników są następujące sprawy:

1. rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki,
2. rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy,
3. powzięcie uchwały o podziale zysku labo pokryciu straty, jeżeli sprawy te nie zostały wyłączone spod kompetencji zgromadzenia wspólników,
4. udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków.

Przeprowadzając zwyczajne zgromadzenie wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością należy pamiętać o brzmieniu przepisu art. 244 kodeksu spółek handlowych, który stanowi, że wspólnik nie może ani osobiście, ani przez pełnomocnika, ani jako pełnomocnik innej osoby głosować przy powzięciu uchwał dotyczących jego odpowiedzialności wobec spółki z jakiegokolwiek tytułu, w tym udzielenia absolutorium, zwolnienia z zobowiązania wobec spółki oraz sporu między nim a spółką.

Po odbytym zwyczajnym zgromadzeniu wspólników należy złożyć stosowny wniosek do KRS, do którego powinno się załączyć protokół z uchwałami podjętymi na zgromadzeniu, sprawozdanie finansowe i sprawozdanie zarządu z działalności spółki, jeśli jest wymagane. Wniosek powinien zostać złożony do Repozytorium Dokumentów Finansowych.

Obowiązek złożenia sprawozdania finansowego do KRS jest obłożony sankcją karną przewidzianą w art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości, który stanowi, że kto wbrew przepisom ustawy nie składa sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności we właściwym rejestrze sądowym podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności. Do złożenia sprawozdania finansowego zobowiązany jest kierownik jednostki (w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością poprzez kierownika jednostki rozumie się członków zarządu), który powinien to zrobić w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego, a w przypadku, kiedy po upływie 6 miesięcy od dnia bilansowego roczne sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone, mimo braku zatwierdzenia należy je złożyć w ciągu 15 dni po upływie tego terminu.