Obsługa prawna biur rachunkowych

Biura rachunkowe coraz bardziej profesjonalizują się we wszystkich aspektach, w tym chętniej korzystają z usług prawnych świadczonych dla księgowych przez adwokatów i radców prawnych.

Powszechna dostępność usług prawnych sprawiła, że klienci coraz częściej pozywają księgowe i biura rachunkowe. Na drodze sądowej kończy się także część sporów pomiędzy księgowymi a ich podwykonawcami. Wszystko to prowadzi do tego, że biura rachunkowe coraz częściej mają styczność z prawem sądowym w praktyce i występują w roli powodów oraz pozwanych.

Umowa biura rachunkowego z klientem

Jedną z najważniejszych kwestii prawnych związany z prowadzeniem biura rachunkowego jest umowa z klientem. To ona wyznacza główne obowiązki stron, wynagrodzenie biura oraz jego odpowiedzialność. W jej treści powinny być uregulowane takie kwestie jak m.in. termin i sposób przekazywania dokumentów przez klienta, obowiązek ich dostarczenia kompletnych i czytelnych.

W umowie warto wskazać termin podania informacji o podatku do zapłaty (np. jeden dzień roboczy przed terminem płatności podatku) oraz sposób jej przekazania (np. w drodze wiadomości e-mail wysłanej na adres klienta podamy w umowie).

Kontrakt zawarty pomiędzy klientem a biurem może regulować także zakres odpowiedzialności biura, takie postanowienia są istotne, gdy wynagrodzenie za świadczoną usługę nie jest zbyt wysokie w stosunku do ponoszonego ryzyka.

Przedmiotem uregulowania umownego mogą być także sprawy takie, jak: oznaczanie kodów GTU, sankcje w przypadku opóźnienia w płatnościach, obowiązki stron po zakończeniu umowy, zakaz zatrudniania pracowników biura, obowiązek zachowania poufności itp.

Spory z klientami

Dobry wzór umowy z klientem niewątpliwie pomaga biuru w przypadku sporu, jednak nie jest wystarczający. Istotną rolę odgrywa także praktyka w zakresie wykonania umowy. Zdarzają się klienci, którzy chcą uzyskać jakieś darmowe usługi nieobjęte umową np. prawne. Jeśli biuro je wykonuje, to musi się liczyć z tym, że ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą nawet, wtedy gdy bezpłatnie pomaga klientowi. Ubezpieczenie OC biur rachunkowych nie obejmuje świadczenia usług prawnych.

W razie wystąpienia sporu z klientem warto zachować spokój i zająć stanowisko dopiero po wnikliwym przeanalizowaniu sprawy, gdyż zdarza się, że biuro zbyt pochopnie przyjmuje na siebie odpowiedzialność, co klient może wykorzystać w sądzie, nawet wtedy, gdy jego roszczenie nie jest słuszne.

Sprawy z pracownikami biura rachunkowego

Spory (niekoniecznie prawne) pomiędzy biurami rachunkowymi a pracownikami najczęściej dotyczą ilości pracy oraz odpowiedniego do niej wynagrodzenia, a także kwestii godzin nadliczbowych.

Zdarza się również, że pracownicy zbyt lekko podchodzą do powierzonych im zadań i powodują szkodę, za którą odpowiada biuro rachunkowe. Zasadą jest, że pracodawca może dochodzić od pracownika odszkodowania w wysokości trzech miesięcznych pensji, o ile szkody nie wyrządził umyślnie. W przypadku pracowników zdalnych zdarza się, że w godzinach pracy wykonują zlecenia na rzecz innych podmiotów niż pracodawca. W takiej sytuacji należałoby rozważać czy pracownik nie wyrządza biuru szkodę umyślnie np. w postaci zamiaru ewentualnego, który polega na tym, że sprawca przewiduje możliwość wyrządzenia szkody i na to się godzi.

Umowy z podwykonawcami

W przypadku tego typu kontraktu bardzo ważne jest, aby zabezpieczyć się przed przejęciem klienta np. przewidując kary umowne za tego typu działanie. Również warto umowę skonstruować w taki sposób, aby była jak najmniej podobna do umowy o pracę i utrudniała wystąpienie z pozwem o ustalenie istnienia stosunku pracy.

Ważną kwestią jest także zobowiązanie podwykonawcy do tego, aby zachował tajemnicę dotyczącą funkcjonowania biura rachunkowego także po ustaniu kontraktu.

Więcej na temat problemów prawnych biur rachunkowych możesz przeczytać w artykule pod tytułem "Odszkodowanie od księgowej".